Come usare al meglio i programmi per fatturazione elettronica

Come tutti i professionisti e gli imprenditori sanno, la cosiddetta fatturazione elettronica è diventata obbligatoria dall’inizio di quest’anno. Si tratta di un sistema digitale finalizzato alla creazione e alla trasmissione delle classiche fatture; in realtà l’obbligo era già in vigore dal 2014 per tutti coloro che avevano relazioni commerciali con le pubbliche amministrazioni, ma da quest’anno è stato esteso anche ai rapporti tra privati. Per avere la certezza di non incappare in imprevisti o in errori potenzialmente dannosi, gli addetti ai lavori possono ricorrere ai programmi per fatturazione elettronica, che forniscono tutta l’assistenza di cui si ha bisogno per operare con la massima precisione.

A che cosa serve la fatturazione elettronica?

Uno degli obiettivi principali per cui è stata imposta la fatturazione elettronica è quello di far scomparire il supporto cartaceo: una circostanza che ha un impatto notevole sia in termini ambientali che dal punto di vista del risparmio economico, dal momento che non si è più costretti a stampare le fatture né a inviarle via posta ordinaria. Sul piano pratico non si riscontrano differenze particolari tra le fatture classiche e quelle elettroniche, che vengono realizzate in un formato particolare chiamato FatturaPA. Le voci presenti sono le stesse di sempre, con l’indicazione dei tempi di pagamento, dell’indirizzo del destinatario, del prezzo della merce, dell’imposta sul valore aggiunto, ecc. Non c’è bisogno di avere competenze informatiche per generare le fatture, che sono in formato XML, in quanto sono gli stessi programmi per fatturazione elettronica a gestire ogni passaggio.

Come funziona

Il Sistema di Interscambio permette l’invio delle fatture ai vari destinatari: esso costituisce un passaggio obbligatorio per legge, e permette di accertare che le fatture elettroniche che devono essere recapitate siano in ordine, con tutti i dati completi e nel formato giusto. Se non si è interessati ai programmi per fatturazione elettronica da installare sul computer, ci si può comunque affidare a piattaforme web based che possono essere gestite dai browser. Il percorso da seguire è più o meno lo stesso: dopo che la fattura è stata compilata, non ci si deve più preoccupare di salvarla in pdf o di stamparla, ma viene generato in automatico un file XML. Si tratta di un file che, attraverso la piattaforma o il software, deve essere inoltrato al destinatario. Nel caso in cui quest’ultimo non disponga di un codice destinatario SDI, il file XML può essere inviato a un indirizzo di posta elettronica certificata, obbligatorio per tutte le partite Iva.

Come avviene la consegna delle fatture elettroniche

Dopo che la fattura è stata inoltrata al Sistema di Interscambio, quest’ultimo la consegna al destinatario a cui è diretta solo dopo che sono stati effettuati tutti i controlli del caso. Il destinatario viene avvisato dell’arrivo di una nuova fattura tramite una notifica proveniente dal Sistema di Interscambio, che a sua volta provvede anche a confermare al mittente che la consegna è stata portata a termine. Le piattaforme e i software conservano le fatture XML in uno spazio cloud, in base a quanto previsto dalla normativa in vigore, in modo che esse siano a disposizione in qualsiasi momento per poter essere consultate.

La fatturazione elettronica non è obbligatoria per tutti

Esistono alcune categorie di soggetti con partita Iva che non hanno l’obbligo di produrre le fatture elettroniche: tra questi rientra chi applica il regime di vantaggio o il regime dei minimi. Lo stesso dicasi per coloro che rientrano nel regime forfettario e per chi presta servizi o cede beni a non residenti, a prescindere dal fatto che si tratti di soggetti Ue o extra Ue.